PRAKTISK FOR ARRANGØRER

Læs mere om en række praktiske forhold der gælder dig som arrangør på Folkemødet. Vi har her samlet information om varelevering, tjek ind/tjek ud, afhentning af inventar og meget mere.

AFSPÆRRING AF OMRÅDET

Festivalområdet er lukket for trafik i perioden onsdag kl. 16:00 til søndag klokken 07:00. Det betyder, at I ikke kan køre inde på pladsen i dette tidsrum.

Man får som udgangspunkt ikke lov til at køre ind på området efter onsdag klokken 15:00. Ved spørgsmål kontakt 5650 3770. Alle biler skal være ude af området onsdag klokken 16:00.

DROPZONER

Skal I have transporteret ting ind på pladsen i tidsrummet onsdag kl. 16:00 til søndag klokken 07:00, skal I køre til en af Folkemødets to dropzoner:

På Strandvejens østlige side, ud for Kongeskærskolen. – Folkemødets nordlige ende. Der er alene adgang til stedet for kørende fra Sandvigsiden.
På Kæmpestranden syd for nr. 11 – Folkemødets sydlige ende. Der er adgang til stedet for kørende ad Kæmpestranden og Østergade fra Løsebækgade.

Det vil være muligt at låne trækvogne, som I kan bruge til at transportere jeres ting hen til jeres eventsted.

AFHENTNING/AFLEVERING AF SMÅTING VED FOLKEMØDEHUSET

Har I bestilt småting skal disse afhentes i Folkemødehuset, Sverigesvej 1, 3770 Allinge.

Det er følgende ting, der skal hentes ved inventarudleveringen:

Elkedler
Duge
Kaffemaskiner
Koblingsbeslag til stabelstol, polstret
Lyskæder

Har I bestilt nogle af ovenstående ting, skal I selv huske at hente tingene forud for Folkemødet og aflevere dem tilbage, når I er færdige. Dette kan I passende gøre, når I tjekker ind og tjekker ud. I får udleveret tingene i en kasse, som I også skal aflevere dem tilbage i.

ÅBNINGSTIDER FOR INVENTARUDLEVERING

I kan hente og aflevere jeres ting i følgende tidsrum:

Afhentning:

Tirsdag 08:00-20:00
Onsdag 08:00-20:00
Torsdag 07:00-12:00

Aflevering:

Lørdag 17:00-22:00
Søndag 07:00-13:00

TILGÆNGELIGHED

Hvis I har behov for en rampe eller kørestol for at sikre adgang til jeres scene eller telt, kan I hente dem i et af vores debattelte. Her vil der være et “depot” med en kort rampe, en lang rampe og en kørestol.

Der vil være ramper og kørestole i følgende debattelte:

· A4 - Folkemødets Fællesscene

· A38 - Danchells Telt

· B14 - Strandvejens Debattelt

· F12 - Røgeriets Debattelt

· J6 - Kæmpestrandens Debattelt

· J37 – Folkets Debattelt

Når I låner en rampe eller kørestol, skal I udfylde en udlånsblanket med information om, hvilken organisation I kommer fra, en kontaktperson og et telefonnummer. Det er vigtigt, at I leverer ramper og kørestole retur efter brug, så andre arrangører også kan sikre adgang til deres scener!

I har mulighed for at forhåndsbooke ramper og kørestole ved at sende en mail til [email protected].

Folkemødet er en del af solsikkeprogrammet. Solsikkeprogrammet handler om at gøre usynlige handicap synlige. Har man et usynligt handicap kan man bære en særlig ‘solsikkesnor’, som viser omverdenen, at man kan have brug for ekstra tid, tålmodighed eller hjælp. Folkemødets medarbejdere og frivillige har alle modtaget træning i, hvordan man hjælper eller tager hensyn til en bærer af en solsikkesnor. Vi gør opmærksom på, at man ikke har særlige fordele ved at bære solsikkesnoren, men blot viser andre, at man kan have brug for ekstra tid, hjælp eller tålmodighed.

RETNINGSLINJER FOR ARRANGØRER

Åbningstider på eventsteder

Har I et eventsted skal dette benyttes under hele Folkemødet. Det vil sige, at I som minimum skal holde åbent:

Torsdag, fredag og lørdag kl. 09:00-19:00.

Ligeledes skal man som minimum afholde to events om dagen torsdag til lørdag.

Forstærket musik

Det er ikke tilladt at spille forstærket musik på Folkemødet før klokken 18:00. Fra klokken 18:00 må man spille forstærket musik frem til klokken 22:00.

Ønsker man at spille forstærket musik efter klokken 22:00, skal der søges og gives dispensation herom ved at skrive til [email protected].

Udskænkning af alkohol

Foreningen Folkemødet ønsker at skabe en inkluderende festivaloplevelse for alle. På Folkemødet er det, ligesom sidste år, ikke tilladt at uddele gratis alkohol før klokken 16.00. Vi henstiller til, at man som udskænker er opmærksom på en ansvarlig alkoholservering

UDLÅN AF VÆRKTØJ

I har som arrangør mulighed for at låne værktøj, stiger og lignende ved opbygningen/nedtagningen af jeres eventsted.

I finder to udlånsstationer på årets Folkemøde:

På Kæmpestranden
Ved Folkemødehuset

Det er vigtigt, at I husker at aflevere tingene tilbage så snart, at I er færdige med at bruge dem, så andre også kan få glæde af dem.

TJEK IND/TJEK UD

Arrangører og partnere med et eventsted skal tjekke ind og tjekke ud. Det betyder, at I skal møde op ved Folkemødehuset, Sverigesvej 1, 3770 Allinge, når I ankommer, hvor I vil modtage vigtig information vedrørende jeres deltagelse. Det er en god idé, at I besøger jeres eventsted, før I tjekker ind, så I ved, om der mangler noget. Det er også i Folkemødehuset, at I finder Folkemødets Infocenter, hvis I har øvrige spørgsmål.

Når I forlader jeres eventsted skal I ligeledes tjekke ud. Her skal I skrive under på, at I har ryddet jeres eventsted op, at lejet inventar er tørret og stablet som ved levering og at teltet er lukket af med alle sider lynet på.

Forud for jeres tjek ud skal I sende et billede til [email protected], som indeholder: 

Billeder af jeres område (både inde/ude samt siddeområder)
Hvilke organisation I er fra
Afsenderens navn
Kontaktoplysninger på relevant kontaktperson fra jeres organisation

I skal have forladt jeres eventsted senest søndag den 15. juni klokken 12:00.

Åbningstider for tjek ind/tjek ud:

Tjek ind:
Tirsdag den 10. juni: 08:00-20:00
Onsdag den 11. juni: 08:00-20:00
Torsdag den 12. juni: 07:00-12:00

Tjek ud:
Lørdag den 14. juni: 19:00-22:00
Søndag den 15. juni 07:00-13:00

TRAFIK UNDER FOLKEMØDET

Festivalområdet er lukket for trafik i perioden onsdag kl. 16.00 til søndag kl. 07.00.

Dropzoner
Har man i perioden mellem onsdag den 11. juni kl. 16.00 og søndag den 15. juni kl. 07.00 behov for at aflevere varer, catering e.lign. kan dette ske ved aflevering i en af de to dropzoner, der bliver etableret.Der må ikke parkeres i dropzonen, men alene standses kortvarigt. Køretøjets chauffør må under standsningen ikke forlade dropzonen.

Der er etableret dropzone følgende steder:

På Strandvejens østlige side, ud for Kongeskærskolen. – Folkemødets nordlige ende. Der er alene adgang til stedet for kørende fra Sandvigsiden.

På Kæmpestranden syd for nr. 11 – Folkemødets sydlige ende. Der er adgang til stedet for kørende ad Kæmpestranden og Østergade fra Løsebækgade.

Begge dropzoner vil være afmærket med skiltning.

Varelevering i morgentimerne

Varelevering til stadepladserne kan finde sted torsdag, fredag og lørdag i tidsrummet 05.00-08.00. Køretøjer skal være ude af det afspærrede område inden kl. 08.00. Bemærk, at køretøjer og chauffører skal være akkrediterede, inden de kan få lov til at køre ind i det afspærrede område. Du søger om akkreditering af varelevering her.

Har du et særligt behov for leverancer i tidsrummet 08.00-05.00 torsdag, fredag eller lørdag, skal det aftales med Folkemødet pr. mail: [email protected] i god tid, inden Folkemødet starter.

Parkering
I forbindelse med Folkemødet etableres mange offentlige parkeringspladser i udkanten af Allinge. Parkeringsarealerne er benævnt P1, P2, P3, P4, P5 og P6. Læs mere om parkeringsmulighederne på Folkemødet her.